La Digitalizzazione è quel processo che consente di trasformare un archivio fisico in uno di tipo informatico, con l’eventuale estrazione dei dati presenti. Così facendo si dematerializzano gli achivi fisici tramite l’acquisizione delle relative scansioni digitali. Ne consegue un recupero degli spazi fisici, prima occupati dagli archivi cartacei, oltre al rinvenimento del tempo perso nelle ricerche documentali tramite l’utilizzo informatizzato dei metadati.
I servizi offerti per un processo di digitalizzazione sono:
- Normalizzazione delle pratiche, dei fascicoli cartacei, delle cartelle cliniche e degli elaborati tecnici, per ottimizzarne la scansione;
- Acquisizione ottica della documentazione;
- Acquisizione informatizzata dei dati presenti;
- Creazione metadati per l’indicizzazione delle scansioni digitali ottenute;
- Digitalizzazione delle scansioni;
- Sviluppo di applicazioni informatiche ad hoc per sfruttarne i metadati, attraverso l’importazione nel proprio archivio digitale;
- Sviluppo di applicazioni stand alone;
- Macero certificato della documentazione cartacea;
- Conservazione e custodia di Archivi informatici.
I vantaggi acquisiti da tale processo sono:
- Aumento della produttività;
- Ottimizzazione del proprio lavoro e degli spazi fisici;
- Riduzione dei tempi morti e dei costi.